RP Kassel erhält BSI-Zertifizierung für „rechtssicheres Scannen“

Berge von Papierakten gehören in Zukunft bei der Zentralen Bußgeldstelle des Regierungspräsidiums (RP) Kassel der Vergangenheit an. Als erste Dienststelle des Landes Hessen hat das RP Kassel das „rechtssichere Scannen“ (RESISCAN) eingeführt und hierfür eine Zertifizierung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erhalten.

Ende Mai 2024 wurde der erfolgreiche Abschluss des Digitalisierungsprojekts „RESISCAN“ im Rahmen einer kleinen Feierstunde im RP Kassel begangen. Nach einer dreijährigen Projektphase erteilte das BSI im März 2024 die erfolgreiche Zertifizierung gemäß der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN (TR03138). Diese Richtlinie definiert einen Handlungsleitfaden, um Papierdokumente rechtssicher und beweiswerterhaltend in ein digitales Format zu überführen, mit dem Ziel das Papieroriginal später vernichten zu können. Durch dieses Vorgehen können schrittweise die Lagerflächen für Akten reduziert und die Verfügbarkeit von Dokumenten erhöht werden, da diese in digitaler Form vorliegen. Gleichzeitig wird damit auch der Austausch der Dokumente zwischen den verschiedenen Stellen in den jeweiligen Verfahren erleichtert. Das RP Kassel ist hessenweit die erste Behörde, die erfolgreich das BSI-Zertifikat erlangt hat, und eine von bislang 23 öffentlich zertifizierten Scanstellen in ganz Deutschland.

„Mit der Einführung des rechtssicheren Scannens haben wir einen Meilenstein auf dem Weg in die digitale Zukunft erreicht. Nicht nur für uns ist dies eine erhebliche Arbeitserleichterung, vor allem die Bürgerinnen und Bürger werden Schritt für Schritt von einer Beschleunigung der Prozesse profitieren. Die Zertifizierung durch das BSI ist hierbei nicht ein bloßer Achtungserfolg, sie ist vielmehr zwingende Voraussetzung, damit wir nachweisen können, dass die Prozesse bei uns im Hause datenschutzkonform und vor allem gerichtsfest dokumentiert werden. Dass dies möglich wurde, verdanken wir einem engagierten Projektteam, das in den letzten drei Jahren intensiv und unermüdlich an der Realisierung von RESISCAN gearbeitet hat. Hierfür möchte ich mich herzlich bei allen Beteiligten bedanken“, so Regierungsvizepräsident Dr. Alexander Wachter, der als Leiter des Inneren Dienstbetriebs die Digitalisierungsprojekte im RP Kassel verantwortet.

Das rechtssichere Scannen kommt zunächst in der Zentralen Bußgeldstelle (ZBS) des RP Kassel zum Einsatz, die mit einem durchschnittlichen Posteingang von täglich 8.000 bis 10.000 Dokumenten und somit mehr als 850.000 Papierseiten pro Monat den weitaus größten „Aktenberg“ in der Behörde abzuarbeiten hat. Bußgeldverfahren werden bereits seit vielen Jahren digital über das Fachverfahren „owi21“ abgewickelt; das rechtssichere Scannen ermöglicht nun ergänzend den sukzessiven Ausstieg aus der parallelen Veraktung und Aufbewahrung von Papiereingängen.

Die Einführung von RESISCAN beschränkte sich dabei nicht auf die Anpassung der digitalen Prozesse – es waren in der Scanstelle des RP Kassel auch zahlreiche „handfeste“ Änderungen notwendig, die sich aus den strengen Vorgaben des BSI herleiten. So wurden etwa neue Türen mit elektronischer Zutrittskontrolle verbaut, in den Scanprozess digitale Dienstsiegel integriert, die Software für die Hochleistungsscanner erweitert, weitere Arbeitsplätze für die Nachkontrolle und die digitale Signatur geschaffen.

Das Projekt wird nun in den Alltagsbetrieb überführt, wobei auch im laufenden Betrieb die Qualität der digitalisierten Dokumente weiter erhöht werden soll. Angedacht ist zudem, das rechtssichere Scannen perspektivisch auf andere Bereiche der Dienststelle bzw. andere Stellen in der Landesverwaltung zu erweitern. Das BSI-Zertifikat hat eine Laufzeit von drei Jahren, nach denen eine Re-Zertifizierung notwendig ist. +++ pm